INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento e Capoferri Eventi di Capoferri Simone (di seguito anche “Capoferri Eventi”), con sede in Via Gaetano Donizetti 12, 25046, Cazzago San Martino (BS), P.IVA 04297490981, e-mail: info@capoferrieventi.it, PEC: capoferrieventi@legalmail.it.

Per le richieste inerenti la protezione dei dati personali è possibile contattare il Titolare anche all’indirizzo e-mail dedicato: privacy@capoferrieventi.it.

2. Ambito di applicazione

La presente informativa si applica ai trattamenti di dati personali effettuati da Capoferri Eventi in occasione di eventi, servizi di catering e attività connesse (ad es. preventivi, contratti, organizzazione e gestione degli eventi presso Location di Via Primo Maggio, Ospitaletto, nonché ulteriori location eventualmente utilizzate).

3. Categorie di dati trattati

A titolo esemplificativo, Capoferri Eventi può trattare:

• dati anagrafici e di contatto (nome, cognome, indirizzo, telefono, e-mail);
• dati amministrativi e fiscali (codice fiscale, partita IVA, estremi di fatturazione, pagamenti);
• dati relativi a preferenze organizzative o logistiche (orari, allestimenti, numero invitati, tavoli, note operative);
• immagini e riprese audio-video (foto/video dell’evento), ove previste;
• dati relativi ad allergie, intolleranze o esigenze alimentari (dati particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR), solo se conferiti e nei limiti strettamente necessari alla corretta esecuzione del servizio e alla tutela degli interessati;
• dati di contatto di fornitori, collaboratori e personale impiegato (anche ai fini di adempimenti contrattuali e di legge).

4. Finalita del trattamento, basi giuridiche e tempi di conservazione

I dati personali sono trattati per le finalità di seguito indicate. I tempi di conservazione possono variare in funzione di obblighi di legge, contenziosi o richieste delle Autorità competenti.

Finalita	Base giuridica (art. 6 GDPR)	Dati trattati	Conservazione
Gestione richieste, sopralluoghi, preventivi e contatti precontrattuali	Esecuzione di misure precontrattuali (lett. b)	Anagrafici e contatto; note organizzative	Per il tempo necessario a gestire la richiesta e comunque fino a 24 mesi, salvo instaurazione del rapporto contrattuale
Esecuzione del contratto di catering/servizi correlati e gestione dell’evento	Contratto (lett. b); obblighi di legge (lett. c) ove applicabili	Anagrafici; logistica; amministrativi; eventuali deleghe/contatti dell’organizzatore	Per la durata del contratto e, successivamente, per 10 anni per finalità amministrativo-contabili (salvo diversi obblighi)
Gestione allergie/intolleranze ed esigenze alimentari	Consenso esplicito (art. 9, par. 2, lett. a) e art. 6, lett. a) oppure, nei casi strettamente necessari, tutela di interessi vitali (art. 9, par. 2, lett. c)	Dati particolari relativi alla salute (solo se conferiti)	Per il tempo strettamente necessario alla preparazione e somministrazione e, di regola, non oltre 30 giorni dall’evento, salvo gestione contestazioni o obblighi di legge
Adempimenti fiscali, contabili e obblighi di legge	Obbligo legale (lett. c)	Dati amministrativi, fiscali, pagamenti	10 anni (o diverso termine previsto dalla normativa applicabile)
Tutela dei diritti del Titolare (gestione reclami, contenziosi, recupero crediti)	Legittimo interesse (lett. f)	Dati pertinenti al rapporto; comunicazioni; documentazione	Per il tempo necessario alla tutela e comunque entro i termini di prescrizione applicabili
Documentazione dell’evento (archivio interno, portfolio non pubblicato)	Legittimo interesse (lett. f) e/o consenso (lett. a) in base al contesto e alle modalità di raccolta	Immagini e riprese; dati identificativi eventualmente associati	Fino a revoca/opposizione o per un massimo di 5 anni, salvo diversa necessità documentale
Pubblicazione di foto/video su sito, social o materiale promozionale	Consenso (lett. a) e, se applicabile, consenso esplicito per minori tramite chi esercita la responsabilita genitoriale	Immagini e riprese; eventuali nominativi se associati	Fino a revoca del consenso; in ogni caso il Titolare effettua verifiche periodiche di pertinenza e aggiornamento
Comunicazioni promozionali (newsletter, offerte, inviti a eventi futuri)	Consenso (lett. a); per clienti già acquisiti, ove applicabile, soft-spam ai sensi dell’art. 130, c. 4, D.Lgs. 196/2003	Contatto (e-mail/telefono)	Fino a revoca del consenso o opposizione; per soft-spam fino a opposizione

5. Modalita del trattamento e misure di sicurezza

Il trattamento avviene con strumenti cartacei e informatici nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e limitazione della conservazione. Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a ridurre i rischi di distruzione, perdita, accesso non autorizzato o divulgazione dei dati.

6. Destinatari dei dati

I dati possono essere comunicati a:

• collaboratori e personale autorizzato di Capoferri Eventi;
• fornitori di servizi strumentali (es. consulenti contabili e legali, provider IT, hosting, sistemi di prenotazione/CRM, fotografi/videomaker), nominati Responsabili del trattamento ove richiesto (art. 28 GDPR);
• istituti di credito e intermediari di pagamento;
• pubbliche autorità o enti cui la comunicazione sia dovuta per obbligo di legge o ordine dell’Autorità.

7. Trasferimento di dati extra SEE

Di norma i dati sono trattati all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). Qualora, per specifiche esigenze (es. utilizzo di piattaforme cloud o social network), si renda necessario un trasferimento verso Paesi extra SEE, esso avverrà nel rispetto degli artt. 44 e ss. GDPR (ad es. decisioni di adeguatezza, Clausole Contrattuali Standard, misure supplementari).

8. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati per le finalità contrattuali e/o di legge e necessario. Il mancato conferimento può impedire la conclusione o la corretta esecuzione del contratto. Il conferimento per finalità promozionali o per la pubblicazione di immagini è facoltativo e il mancato consenso non pregiudica la fruizione del servizio.

9. Trattamento di immagini, foto e video durante gli eventi

Durante gli eventi possono essere effettuate fotografie o riprese. Capoferri Eventi adotta, ove opportuno, un approccio a più livelli: informazione in loco (cartellonistica/avvisi), informativa estesa e raccolta del consenso quando richiesta (ad es. per pubblicazioni su canali social o materiale promozionale). Gli interessati possono esercitare i propri diritti nei limiti tecnicamente e organizzativamente possibili, tenendo conto delle eventuali riprese di gruppo e dell’impossibilità di individuare sempre ogni soggetto in modo puntuale.

10. Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità (ove applicabile), opposizione, nonché revoca del consenso (senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca).

Le richieste possono essere inviate ai recapiti indicati nella sezione 1. Gli interessati hanno inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

11. Processi decisionali automatizzati

Capoferri Eventi non effettua, di regola, trattamenti basati su processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo in modo significativo sugli interessati.

12. Aggiornamenti

La presente informativa può essere aggiornata per esigenze organizzative o per modifiche normative. La versione aggiornata e resa disponibile su richiesta e, ove previsto, presso la sede o durante gli eventi.

Data ultimo aggiornamento: 29/12/2025